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FPnews 09/2010
FP webmail: Digitaler Briefversand erleichtert Behördenalltag
Bußgeldbescheide, Mahnungen oder die Ankündigung einer Zwangsvollstreckung - "als Behörde verschicken wir Mengen an sensibler Post und sind deshalb natürlich darauf bedacht, dass diese sicher und schnell ihren Empfänger erreicht", erzählt Jan Glatzel, Koordinator IT beim Landkreis Bad Doberan. "Das Thema Datensicherheit ist für uns eines der ausschlaggebenden Kriterien, wenn es um den Postversand geht."
Der Landkreis Bad Doberan arbeitet seit Februar 2009 mit der Softwarelösung FP webmail der FP-Tochter iab. Einmal installiert, funktioniert FP webmail wie ein Druckertreiber: Statt einen Brief aufwendig auszudrucken, zu falzen, zu kuvertieren und freizumachen, kann der Mitarbeiter ein Dokument einfach per Mausklick verschicken. Die Dokumente verlassen das Haus per gesichertem Datentransfer auf dem digitalen Weg. Ausgedruckt und konfektioniert werden sie in einem iab-Druckzentrum. Von dort wird die Post portooptimiert an den Zusteller übergeben. Zum Einsatz kommt FP webmail zurzeit sowohl in der Vollstreckungssachbearbeitung als auch bei Verkehrs- und allgemeinen Ordnungswidrigkeiten. So verschickt der Landkreis Bad Doberan zum Beispiel seine Bußgeldbescheide als Hybridpost - teils ohne, teils mit PZU (Postzustellungsurkunde). Insgesamt umfasst der Auftrag ein Versandvolumen von rund 47.000 Dokumenten jährlich. "In der Vollstreckungssachbearbeitung arbeitet der Landkreis Bad Doberan mit dem Fachverfahren avviso. Voraussetzung für eine Zusammenarbeit zwischen uns und der Behörde war deshalb, dass sich unsere Software mit dem avviso-Fachverfahren zusammenführen lässt", erklärt Richard Petzold, Produktmanager bei der iab. "Mit einer Plug-In-Lösung haben wir avviso und FP webmail verknüpft. Nun werden die Druckdatenströme direkt aus avviso heraus an den FP webmail-Treiber übertragen."
Neben der Datensicherheit und der Möglichkeit, die Versandlösung an verschiedene Fachverfahren anzubinden, spielte auch die Auswahl des Zustellers eine entscheidende Rolle für den Landkreis: "Uns war es wichtig, frei wählen zu können, welcher Zusteller welche Dokumente ausliefert. Bei einem Teil unserer Ausgangspost ist es zum Beispiel ganz besonders wichtig, dass er einen Tag nach dem Einwurftag beim Empfänger ist, also fachspezifisch ausgedrückt E+1 abdeckt", erläutert Glatzel. "Die iab bietet uns die Möglichkeit an, diese Dokumente ausschließlich über die Deutsche Post zustellen zu lassen, die das gewährleistet."
