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FPnews 09/2011
FP-Tipp: Den Hörer fest im Griff.
Telefonieren kann ja jeder, könnte man meinen … falsch! Den Hörer abzuheben und eine Nummer zu wählen ist zwar tatsächlich nicht die große Kunst. Sich im Businessumfeld gegenüber wichtigen Kunden und Geschäftspartnern am anderen Ende der Leitung richtig zu verhalten, dagegen schon. Wer ans Telefon geht, ist schließlich Aushängeschild der ganzen Firma. Hier die wichtigsten Tipps für einen souveränen Auftritt am Telefon:
- 1. Gehen Sie ran! Eine Faustregel besagt, dass ein Anruf spätestens nach dem dritten Klingeln angenommen werden sollte – ansonsten vermutet der Anrufer, dass niemand für ihn da sei.
- 2. Geben Sie sich zu erkennen! „Ja hallo?“ – für den heimischen Apparat als Gesprächsauftakt völlig in Ordnung. Ruft jedoch ein Kunde in einem Unternehmen an, verraten Sie ihm besser, wo und bei wem er gelandet ist: „Firma XY, Sie sprechen mit Frau Mustermann…?“
- 3. Bleiben Sie ruhig! Das Fax piept, der E-Mail-Eingang droht zu bersten und dann klingelt auch noch ständig das Telefon? Atmen Sie einmal tief durch, bevor sie den Hörer abnehmen, und lassen Sie den Anrufer nichts von dem Stress um Sie herum spüren.
- 4. Leiten Sie zügig weiter! Wenn Sie ein Telefonat durchstellen, lassen Sie den Anrufer nicht in der Leitung „verhungern“ – eine Wartezeit von mehr als 30 Sekunden in der Schleife erscheint Anrufern oft unhöflich. Geben Sie ihm außerdem Bescheid, an wen Sie ihn weiter verbinden.
- 5. Bieten Sie einen Rückruf an! Der gewünschte Gesprächspartner ist gerade nicht verfügbar? Bitten Sie den Anrufer nicht, sich selbst noch einmal zu melden, sondern bieten Sie ihm einen Rückruf an, wenn sein Ansprechpartner wieder verfügbar ist.
