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FPnews 05/2009
FP-Tipp: der Weg zum erfolgreichen Zeitmanagement
Carpe diem - Nutze den Tag - wer sich diesen Spruch nicht nur über das Bett hängt, sondern auch ernst nimmt, hat sich einiges vorgenommen. Zeit verrinnt schnell und wird so zum Luxus. Umso wichtiger ist es, sie richtig einzuteilen und bestmöglich zu nutzen. Wer verschiedene Aufgaben möglichst zeitgleich erledigen muss, und das permanent, der sollte über Zeitmanagement nachdenken.
Dabei helfen bereits wenige Regeln:
- Setzen Sie sich Ziele. Diese müssen konkret, positiv und handlungsorientiert formuliert sein, um umsetzbar zu sein. Die Ziele müssen realistisch sein, halten Sie sie in Tages-, Wochen- und Monatsplänen fest.
- Setzen Sie Prioritäten, etwa indem Sie nach A-, B- oder C-Aufgaben klassifizieren. So verzetteln Sie sich nicht mit Unwichtigem. Konzentrieren Sie sich immer nur auf jeweils eine Aufgabe und führen Sie diese konsequent zu Ende.
- Planen Sie den nächsten Arbeitstag mit Hilfe einer ToDo-Liste. Setzen Sie sich selbst Deadlines, das diszipliniert. Achtung: Planen Sie ein möglichst realistisches Zeitlimit für die einzelnen Aufgaben und reservieren Sie einen Puffer für Unvorhergesehenes und Spontanes.
- Berücksichtigen Sie ihre Leistungskurven. Erfahrungsgemäß zeigt der Biorhythmus bei allen Menschen am Vormittag ein Hoch, am frühen Nachmittag ein Tief. Finden Sie heraus, wann Sie am besten arbeiten können. Die Hoch-Zeiten reservieren Sie für Ihre Hauptaufgaben, in den Tiefphasen lassen sich gut Routineaufgaben erledigen
- Bestimmen Sie vorab den Arbeitsaufwand und legen Sie von vornherein fest, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe benötigen wollen. Üben Sie sich darin, den Zeitaufwand für Aufgaben nach und nach immer realistischer einzuschätzen.
- Beseitigen Sie Zeitfresser, etwa ständiges Telefonklingeln, unangemeldete Besucher oder mangelnde Prioritätensetzung. Oft sind es auch persönliche Eigenschaften, die Zeit kosten: Perfektionismus, Hast und Ungeduld, fehlende Ordnung oder das Aufschieben von Aufgaben.
- Kontrollieren Sie Ihre Ergebnisse. Haben Sie Ihre ToDos abgearbeitet? Was lässt sich noch verbessern?
