Pressespiegel
Pressespiegel: Facts, Dezember 2008
Die Bearbeitung der ein und ausgehenden Korrespondenz ist für Unternehmen und Verwaltungen ein zeit- und vor allem auch kostenintensives Geschäft. Durch Aufwendungen für die Verarbeitung, Kuvertierung und Frankierung sowie Wegezeiten von und zur Poststelle entstehen im Postausgang eine Reihe zusätzlicher Ausgaben für einen Brief. Eine von der Bundesnetzagentur in Auftrag gegebene Studie beziffert die Kosten, die für deutsche Unternehmen zusätzlich zum Porto anfallen, im Durchschnitt auf 1,38 Euro pro Brief. Durch den Einsatz digitaler Lösungen lässt sich dieser Preis beträchtlich reduzieren, teilweise um bis zu 80 Prozent. "In einer Phase schwachen wirtschaftlichen Wachstums stoßen solche Argumente bei Unternehmen jeder Größenordnung auf hohes Interesse", erklärt Dr. Heinz-Dieter Sluma, Vorstand der Francotyp-Postalia Holding AG, warum sich Serviceleistungen rund um die ein- und ausgehende postalische Kommunikation zunehmender Beliebtheit erfreuen.
VIRTUELLES DRUCKZENTRUM
Auch die GASAG Berliner Gaswerke Aktiengesellschaft sah sich nach einem neuen Partner um, um neben Qualität und Kosten der ausgelagerten Großrechner-EDV- die Druckleistungen insgesamt zu optimieren. Im Zuge des Wechsels sollten die Sendungen nicht mehr intern, sondern extern weiterverarbeitet werden, was heißt, sie werden auf sicherem Wege elektronisch übermittelt und in einem so genannten virtuellen Druckzentrum ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert und frankiert. Vorteil für den Energieversorger: Dieser kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und spart Prozesskosten in beträchtlicher Höhe. Neben der Auslagerung der teuren Druckinfrastruktur und eines optimierten, internen Workflows lassen sich zusätzlich alle Möglichkeiten der Portoeinsparung ausschöpfen - ein nicht zu unterschätzendes Argument angesichts von rund 640 000 Kunden und über 630 000 Wohnungen, die mit Erdgas beheizt werden und entsprechende Korrespondenz mit sich bringen.
Die Siemens BS2000-Anlage der GASAG liefert als Ausgangspunkt die Daten, aus denen täglich rund 6.000 schriftliche Dokumente mit unterschiedlichem Format und Umfang generiert werden. Bereits einen Tag später müssen diese bei den Kunden des Energieversorgers eintreffen. Der Postverarbeitungsmanagement- Dienstleister iab (internet access GmbH) aus Berlin lieferte zusammen mit der PIN Mail AG als "Carrier" ein passendes Lösungskonzept. Die zur Francotyp-Postalia-Gruppe gehörende iab GmbH kooperiert bundesweit mit der Deutschen Post AG und anderen Zustelldiensten und hatte sich als Dienstleister von Großbetrieben und Kommunen zunächst auf die Automatisierung der so genannten Regelkommunikation, den elektronischen Briefservice, spezialisiert.
Mithilfe eines für die Verarbeitung der GASAG- Daten entwickelten Konvertierungstools auf SAP-R3-Basis stellt die iab die Sendungen in der erforderlichen Druckqualität und unter Verpflichtung aller Datenschutzanforderungen her. Auch hinsichtlich Schnelligkeit und Zuverlässigkeit entspricht die Lösung den Anforderungen der GASAG. Damit kann sich die GASAG bei seinem Outsourcing-Dienstleister auf eine fehlerfreie, revisionssichere und tagesaktuelle Produktion der sensiblen Sendungen wie Zählerablesekarten, Rechnungen, Mahnungen und sonstiger Briefpost verlassen. Nicht zustellbare oder fehlerhafte Dokumente werden automatisch aussortiert und digital ausgewertet.
DATENBANK-ARCHIVIERUNG
Auch die Bearbeitung der eingehenden Post des Energieversorgers ist augelagert. Diese wird bei der iab maschinell geöffnet und der Inhalt, wie beispielsweise ausgefüllte Antwortkarten oder änderungen der Bankverbindung oder Postanschrift wird eingescannt. Die entsprechenden Daten werden in standardisierten Datenbanken archiviert. Selbst per Fax oder E-Mail gemeldete Zählerstände werden erfasst und direkt in das ERP-System der GASAG zur Abrechnung übermittelt . Über 80 Prozent der eingehenden Briefe lassen sich so automatisch bearbeiten. Der Rest wird an Bearbeitungsplätzen gelesen und identifiziert. Durch das Postbearbeitungsmanagement- System hat die GASAG den kompletten Workflow vom Posteingang bis zur Ausgangspost automatisiert und dadurch in beträchtlichem Maße optimiert.
info
Elektronischer Briefservice
Beim elektronischen Briefservice, auch Regelkommunikation genannt, werden große Mengen über ein Datennetz übermittelter Dokumente wie Lohnsteuerkarten, Wahlbenachrichtigungen, Bescheide, Kontoauszüge, Rechnungen und Mahnungen sowie Text-, Bild- und Grafikdateien nahezu aller Formate, innerhalb kürzester Zeit erfasst, umgewandelt, gedruckt und versandfertig gemacht.
www.internet-access.de
Der Klick zum Briefkasten
Die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Briefkommunikation durch ein Postbearbeitungsmanagement-System spart Zeit und Geld. Auch ein Berliner Energieversorger vertraut auf eine automatisierte Lösung.
Die Bearbeitung der ein und ausgehenden Korrespondenz ist für Unternehmen und Verwaltungen ein zeit- und vor allem auch kostenintensives Geschäft. Durch Aufwendungen für die Verarbeitung, Kuvertierung und Frankierung sowie Wegezeiten von und zur Poststelle entstehen im Postausgang eine Reihe zusätzlicher Ausgaben für einen Brief. Eine von der Bundesnetzagentur in Auftrag gegebene Studie beziffert die Kosten, die für deutsche Unternehmen zusätzlich zum Porto anfallen, im Durchschnitt auf 1,38 Euro pro Brief. Durch den Einsatz digitaler Lösungen lässt sich dieser Preis beträchtlich reduzieren, teilweise um bis zu 80 Prozent. "In einer Phase schwachen wirtschaftlichen Wachstums stoßen solche Argumente bei Unternehmen jeder Größenordnung auf hohes Interesse", erklärt Dr. Heinz-Dieter Sluma, Vorstand der Francotyp-Postalia Holding AG, warum sich Serviceleistungen rund um die ein- und ausgehende postalische Kommunikation zunehmender Beliebtheit erfreuen.
VIRTUELLES DRUCKZENTRUM
Auch die GASAG Berliner Gaswerke Aktiengesellschaft sah sich nach einem neuen Partner um, um neben Qualität und Kosten der ausgelagerten Großrechner-EDV- die Druckleistungen insgesamt zu optimieren. Im Zuge des Wechsels sollten die Sendungen nicht mehr intern, sondern extern weiterverarbeitet werden, was heißt, sie werden auf sicherem Wege elektronisch übermittelt und in einem so genannten virtuellen Druckzentrum ausgedruckt, gefaltet, kuvertiert und frankiert. Vorteil für den Energieversorger: Dieser kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren und spart Prozesskosten in beträchtlicher Höhe. Neben der Auslagerung der teuren Druckinfrastruktur und eines optimierten, internen Workflows lassen sich zusätzlich alle Möglichkeiten der Portoeinsparung ausschöpfen - ein nicht zu unterschätzendes Argument angesichts von rund 640 000 Kunden und über 630 000 Wohnungen, die mit Erdgas beheizt werden und entsprechende Korrespondenz mit sich bringen.
Die Siemens BS2000-Anlage der GASAG liefert als Ausgangspunkt die Daten, aus denen täglich rund 6.000 schriftliche Dokumente mit unterschiedlichem Format und Umfang generiert werden. Bereits einen Tag später müssen diese bei den Kunden des Energieversorgers eintreffen. Der Postverarbeitungsmanagement- Dienstleister iab (internet access GmbH) aus Berlin lieferte zusammen mit der PIN Mail AG als "Carrier" ein passendes Lösungskonzept. Die zur Francotyp-Postalia-Gruppe gehörende iab GmbH kooperiert bundesweit mit der Deutschen Post AG und anderen Zustelldiensten und hatte sich als Dienstleister von Großbetrieben und Kommunen zunächst auf die Automatisierung der so genannten Regelkommunikation, den elektronischen Briefservice, spezialisiert.
Mithilfe eines für die Verarbeitung der GASAG- Daten entwickelten Konvertierungstools auf SAP-R3-Basis stellt die iab die Sendungen in der erforderlichen Druckqualität und unter Verpflichtung aller Datenschutzanforderungen her. Auch hinsichtlich Schnelligkeit und Zuverlässigkeit entspricht die Lösung den Anforderungen der GASAG. Damit kann sich die GASAG bei seinem Outsourcing-Dienstleister auf eine fehlerfreie, revisionssichere und tagesaktuelle Produktion der sensiblen Sendungen wie Zählerablesekarten, Rechnungen, Mahnungen und sonstiger Briefpost verlassen. Nicht zustellbare oder fehlerhafte Dokumente werden automatisch aussortiert und digital ausgewertet.
DATENBANK-ARCHIVIERUNG
Auch die Bearbeitung der eingehenden Post des Energieversorgers ist augelagert. Diese wird bei der iab maschinell geöffnet und der Inhalt, wie beispielsweise ausgefüllte Antwortkarten oder änderungen der Bankverbindung oder Postanschrift wird eingescannt. Die entsprechenden Daten werden in standardisierten Datenbanken archiviert. Selbst per Fax oder E-Mail gemeldete Zählerstände werden erfasst und direkt in das ERP-System der GASAG zur Abrechnung übermittelt . Über 80 Prozent der eingehenden Briefe lassen sich so automatisch bearbeiten. Der Rest wird an Bearbeitungsplätzen gelesen und identifiziert. Durch das Postbearbeitungsmanagement- System hat die GASAG den kompletten Workflow vom Posteingang bis zur Ausgangspost automatisiert und dadurch in beträchtlichem Maße optimiert.
info
Elektronischer Briefservice
Beim elektronischen Briefservice, auch Regelkommunikation genannt, werden große Mengen über ein Datennetz übermittelter Dokumente wie Lohnsteuerkarten, Wahlbenachrichtigungen, Bescheide, Kontoauszüge, Rechnungen und Mahnungen sowie Text-, Bild- und Grafikdateien nahezu aller Formate, innerhalb kürzester Zeit erfasst, umgewandelt, gedruckt und versandfertig gemacht.
www.internet-access.de
