FAQ - Elektronischer Briefservice FP WebMail

FP WebMail ist der schnelle elektronische Briefservice, der es ermöglicht, am Computer erstellte Briefe und Dokumente aus Word, Excel, PDF oder anderen Windows-Anwendungen direkt per Internet – in wenigen Sekunden, sicher und verschlüsselt – an ein FP-WebMail-Druckzentrum zu versenden. Dort werden die digitalen Dokumente zu fertigen Briefsendungen wie folgt maschinell und voll automatisiert verarbeitet: Laserdrucken schwarz/weiß oder farbig, falzen, kuvertieren und Übergabe der Briefe zur Postzustellung.

FP WebMail ist der schnelle elektronische Briefservice, der es ermöglicht, am Computer erstellte Briefe und Dokumente aus Word, Excel, PDF oder anderen Windows-Anwendungen direkt per Internet – in wenigen Sekunden, sicher und verschlüsselt – an ein FP-WebMail-Druckzentrum zu versenden. Dort werden die digitalen Dokumente zu fertigen Briefsendungen wie folgt maschinell und voll automatisiert verarbeitet: Laserdrucken schwarz/weiß oder farbig, falzen, kuvertieren und Übergabe der Briefe zur Postzustellung.

Nein, denn unter Einsatz von Standardmaterialien (Papier und Hüllen) können Sie mit FP WebMail beliebig viele Briefe schreiben, wann immer Sie wollen, ohne Mindestumsatz und ohne Grundgebühr: 100 am Tag, 10.000 im Monat oder auch nur ein Brief am Tag.

Bei FP WebMail bezahlen Sie nur die Briefe, die Sie uns als Druck- und Versandauftrag tatsächlich über die FP WebMail-Software übermittelt haben, je nach Preisliste der Tarifgruppe “Geschäftskunden” oder “Privatkunden”. Diese Preise beinhalten bereits alle Leistungen für den gesamten Prozess einer Briefproduktion (vom Druck bis zum Versand) inklusive Standardeinsatzmaterialien, Datenkonvertierung, Onlinekontoführung, Rechnungslegung sowie Software-Updates. Für Geschäftskunden ist optional der Erwerb einer Serverlizenz möglich.

FP WebMail ist ohne Mindestumsatz an Briefen nutzbar, es entstehen keine versteckten Zusatzkosten, keine Mindestmengen und es fallen auch keine Grundgebühren an. Mit FP WebMail haben Sie jederzeit Ihre Briefkosten übersichtlich und fest im Griff.

Die Nutzung des FP WebMail-Services ist nur in Verbindung mit einer Registrierung mit vollständigen und korrekten Angaben möglich. Anonyme oder auf falschen Daten beruhende Registrierungen werden, um einem Missbrauch unseres Dienstes vorzubeugen, nicht freigeschaltet.

Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie Zugang zum FP WebMail-Portal, wo Sie sich die FP WebMail-Software kostenlos herunterladen und auf Ihrem PC oder Laptop installieren können. Ein Assistent führt Sie durch die Installation.

Sie erhalten per E-Mail Ihr Passwort zugesandt. Das Passwort gilt als Nutzerlizenz.

Mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beziehungsweise Ihrer Nutzerlizenz können Sie sich anschließend einloggen, den FP WebMail-Service vollständig testen oder gleich echte Briefe auf den Postweg bringen (kostenpflichtiger Service, siehe jeweilige Preisliste für Privat- oder Geschäftskunden).

Das bedeutet, dass der Treiber nicht von Microsoft zertifiziert ist. Viele Hersteller übergehen aus Zeit- und Kostengründen die Zertifizierung. Denn jede neue Treiberversion muss erneut überprüft werden. Handelt es sich beim Hersteller der Hardware um eine Ihnen bekannte, vertrauenswürdige Firma, können Sie die Meldung ignorieren, weil deren interne Qualitätsprüfung dafür sorgt, dass die neue Software keine negativen Auswirkungen auf Ihren PC hat.

Klicken Sie einfach auf “Installation fortsetzen”.

Achten Sie bitte bei der Eingabe der Seriennummer darauf, dass Sie keine Leerzeichen oder andere zusätzliche Zeichen eingeben. Wenn Sie Ihre Seriennummer kopieren und einfügen, achten Sie bitte ebenfalls darauf, kein Leerzeichen mitzukopieren.

Sicherheit ist das oberste Gebot bei FP WebMail. Deshalb werden Ihre Dokumente nach dem Versand über FP WebMail automatisch gepackt, verschlüsselt und per FTP an das Briefproduktionszentrum gesendet. In einem Dialogfenster können Sie den Übertragungsstatus überwachen.

Durch die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sind Ihre Briefdaten für Dritte nicht zugänglich. Das gilt auch für den automatisierten Prozess der Briefproduktion. FP-WebMail-Mitarbeiter unterliegen darüber hinaus den strengen Vorschriften des Datenschutzgesetzes sowie des Post-und Fernmeldegeheimnisses (s. Datenschutz/Datensicherheit).

Sie können Ihren Brief entweder aus dem Vorlagenmanager oder aus Ihrer Windows-Anwendung heraus erstellen.

Öffnen Sie den Vorlagenmanager entweder über das Windows-Menü (Start > Programme > FP WebMail > Vorlagenmanager), durch Rechtsklick auf das FP WebMail-Icon in der Taskleiste oder durch Anklicken des “Print”-Bereiches im FP WebMail-Manager auf dem Desktop. Die Vorlagen sind bereits so gestaltet, dass die Adresse richtig positioniert ist.

Selbstverständlich können Sie Ihr Dokument (etwa Ihren Brief oder Ihre Rechnung) auch aus jeder Windows-Anwendung heraus erstellen. Achten Sie bitte darauf, dass die Adresse bei 5,5 cm vom oberen Rand und 2,5 cm vom linken Rand mit Ihrer einzeiligen Absenderzeile beginnt. Die Empfängeradresse beginnt bei 6,95 cm vom oberen Rand und 2,5 cm vom linken Rand und endet bei 9 cm vom oberen Rand.

Für Geschäftsbriefe oder ähnliches setzen Sie Ihre eingescannte Unterschrift einfach in das Dokument ein. Rechnungen sind in der Regel auch ohne Unterschrift rechtsgültig.

FP WebMail produziert Ihre Briefe auf weißem Papier und kuvertiert diese zu fertigen Briefsendungen in neutrale, weiße Fensterhüllen mit der elektronischen Briefmarke (DV-Freimachung).

Für Geschäftskunden mit einem hohen Briefaufkommen und dem Wunsch auf Einsatz von eigenen Geschäftsmaterialien (Logopapier, Formulare, Hüllen, Beilagen, Überweisungsträger etc.) bieten wir unsere Lösung FP BusinessMail an.

Möglich sind elektronische Beilagen im DIN A4-Format. Bei größerem Umfang empfiehlt sich der zweiseitige Duplex-Laserdruck (Vorder- und Rückseite). Beilagen, die Ihnen nur in Papierform vorliegen, können gegen Aufpreis eingescannt oder – ab mindestens 10.000 Sendungen – vom Kunden im Endformat (vorgefalzt, geheftet, mit geschlossener Kante) angeliefert und maschinell zugeführt werden. Bitte beachten Sie, dass Beilagen grundsätzlich maschinenfähig sein müssen. Vor einer Erstproduktion empfehlen wir einen Beilagentest. Auf Anfrage übersenden wir Ihnen gern unser technisches Merkblatt “Beilagenspezifikationen”.

Wenn nicht gesondert vereinbart, werden Ihre Briefsendungen per DV-Freimachung an die Deutsche Post AG zur Postauflierung (also zur Zustellung) übergeben. Unser zertifiziertes DV-Freimachungsverfahren erzeugt elektronisch freigemachte Dokumente. Alle postalischen Anforderungen, wie zum Beispiel Sortierung, Portoermittlung und Freimachung, werden mit FP WebMail automatisiert abgearbeitet. Je nach Bedarf generiert die Software Markierungen (sogenannte Kuvertiersteuerzeichen), um die eingesetzten Kuvertieranlagen und die Beilagenzuführung zu steuern.

In den FP WebMail-Produktionszentren werden die elektronischen Dokumente innerhalb kurzer Zeit zu Briefen verarbeitet und postaufgeliefert. Abhängig vom Eintreffen Ihrer Daten ist Ihr Brief in der Regel am nächsten Tag beim Empfänger.

Wenn Sie einmal keinen Internetzugang haben um sich über den Auftragsstatus Ihrer Briefe zu informieren, erhalten Sie auf Wunsch eine Nachricht per SMS auf Ihr Handy über die Fertigstellung (Druck und Versand) Ihrer Briefsendungen. So bleiben Sie mobil und informiert!