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Um einen guten Eindruck beim Empfänger von Geschäftsbriefen zu machen, sollten diese leserfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestaltet sein. Beim privaten Schreiben ist diese Regel nicht unbedingt einzuhalten, aber eine einheitliche Formatierung bei Geschäftsbriefen sollte unbedingt eingehalten werden.
Die Norm 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für Texte fest, ist aber kein Gesetz und muss nicht dringend eingehalten werden. Sinnvoll ist es aber doch, wenn Wortabkürzungen, Hervorhebungen oder einfach die Gestaltung von Geschäftsbriefen nach einem bestimmten Schema erfolgen und nicht alles wie Kraut und Rüben durcheinander steht. Die Geschäftskorrespondenz ist Ihr Aushängeschild, wonach Ihre Kunden Sie bewerten. Ideal ist natürlich, wenn die ganze Firma auf ein einheitliches Bild bei jeder Art von Korrespondenz achtet, die Sie für Briefe und Mails festgelegt haben.
Die DIN 5008 regelt nicht, was in Ihren Briefen steht, sondern nur wie er aussehen soll. Dazu gehört die Gestaltung des Anschriftenfeldes, der Telefonnummer, wo steht der Betreff, das Datum oder der Anlagenvermerk. Die DIN 5008 liefert das Gerüst oder das Orientierungsmittel - umsetzen müssen Sie es selbst.
Schreibweisen für Telefonnummern: Üblich ist eine Trennung durch Leerzeichen oder Bindestrich.
Bei der Ländervorwahl entfällt die 0 der Ortsvorwahl und ein Pluszeichen sitzt vor der Ländervorwahl.
+49 123 45678-90 (bei Schriftverkehr mit dem Ausland)
Die Seitenränder eines DIN 5008 Briefes halten 2,5 cm vom linken Rand und mindestens 1 cm Abstand vom rechten Rand. Einzelne Absätze werden durch eine Leerzeile getrennt.
Der Briefkopf umfasst maximal sieben Zeilen, enthält den Namen, Anschrift und die Telefonnummer mit Mailadresse.
Neun Zeilen sind für die Anschrift vorgesehen, die eine Fläche von 40 x 85 mm (links) einnimmt. Der Absender kann klein gedruckt über dem Anschriftenfeld platziert werden oder es steht dort ein postalischer Vermerk mit Rücksendeangaben. Ist die Anschrift normgerecht geschrieben, passt sie nach entsprechendem Falten genau ins Fenster einer Briefhülle.
Die Betreffzeile sitzt 8,4 mm unterhalb des Anschriftenfeldes und damit sie gleich ins Auge fällt, wird sie fett gedruckt. Das Wort "Betreff" wird aber nicht mehr verwendet, trotzdem weiß jeder gleich, um was es im Schreiben geht.
In der Regel werden für den Fließtext die Schriftarten Arial Größe 11 oder Times New Roman Größe 12 verwendet. Kleiner sollte die Schrift nicht ausfallen, da sie sonst nur noch schlecht lesbar ist.
Geschäftsbriefe enthalten in der Fußzeile gesetzlich vorgeschriebene Informationen, wie zum Beispiel die Handelsregisternummer, den Sitz der Gesellschaft, Geschäftsform, Geschäftsführer und Bankdaten.
Abkürzungen sollten nicht zu viel verwendet werden, denn sie können das Lesen der Briefe erschweren.
Der Punkt wird ohne Leerzeichen direkt hinter das abgekürzte Wort gesetzt - z.B., z.K. usw.
Hervorhebungen sind wichtige Informationen, die durch Zentrieren, Einrücken, Unterstreichen, Kursiv, Fettmarkierung, unterschiedliche Schriftgrößen oder -farben markiert werden.